Zakres systemu

Dwadzieścia modułów zamiast pięciu osobnych programów

Empatio powstało z myślą o warsztatach terapii zajęciowej i obejmuje całą dokumentację, którą warsztat musi prowadzić. Poniżej opisano każdy moduł: do czego służy, ile pracy oszczędza i czego dzięki niemu nie trzeba prowadzić osobno.

Wszystkie moduły korzystają z jednej kartoteki uczestnika. Zmiana adresu, nowe orzeczenie czy nieobecność wpisana rano w pracowni są od razu widoczne w rehabilitacji, u psychologa, w raportach i na wydrukach do segregatora.

Jeden system zamiast pięciu

Zamiast osobnego programu do frekwencji, arkusza z wyposażeniem, komunikatora, kalendarza urlopów i teczek w segregatorach placówka korzysta z jednego systemu opartego na wspólnej kartotece uczestnika. Dane wpisane raz są dostępne we wszystkich modułach.

Wszystkie moduły w cenie

Nie ma dopłat za dodatkowe funkcje ani wersji rozszerzonej. Cena zależy tylko od liczby uczestników.

Niepotrzebne moduły można wyłączyć

Piętnaście modułów administrator może wyłączyć jednym przełącznikiem. Wyłączony moduł znika z menu, pulpitu, raportów i karty uczestnika, dzięki czemu system odpowiada sposobowi pracy placówki.

Skrót

Cały zakres na jednym ekranie

Kliknięcie w nazwę przenosi do pełnego opisu modułu.

UczestnicyPełna teczka osobowa w dziewiętnastu zakładkach RekrutacjaLista oczekujących, pisma do PCPR, przyjęcie jednym kliknięciem PracownieSkład, cykle, karta zajęć, plan kwartalny, wytwory FrekwencjaWpis dzienny, widok miesięczny, korekty, kalendarz pracy RehabilitacjaDziennik dnia, plan tygodniowy, cykle półroczne MedycynaBadania miesięczne, leki własne, przypomnienia PsychologSzybki wpis, terminarz, cele, notatka poufna Zajęcia uzupełniającePlan tygodniowy, grupy, cykle, widok według uczestnika Trening ekonomicznyRozliczenia miesięczne, wydatki, skany paragonów Trening umiejętności zawodowychDziennik treningu u pracodawcy PulpitKafle z terminami, alertami i liczbami placówki DojazdyPojazdy, tury, plan półroczny, ekran kierowcy WyjściaWyjścia z uczestnikiem i ewidencja wyjść pracowników Plan urlopówKalendarz roczny, wnioski, akceptacje, zastępstwa ZgłoszeniaUsterki, zakupy i sprawy informatyczne ze statusem DokumentyWnioski pracownicze, wzory do pobrania, dokumentacja RODO CzatPokój ogólny i prywatne rozmowy pracowników WydarzeniaTablica informacyjna placówki z powiadomieniami Rada programowaSkład, posiedzenia, protokoły, stanowiska RaportyTrzydzieści cztery zestawienia, każde w trzech formatach

Uczestnik

Dokumentacja uczestnika od przyjęcia do zakończenia

Cztery moduły, w których powstaje większość dokumentacji warsztatu. Wszystkie korzystają z jednej kartoteki, więc dane wpisuje się raz.

Uczestnicy

Najważniejszy moduł systemu. Karta uczestnika zbiera informacje, które zwykle są rozproszone w teczce, w kilku arkuszach i w pamięci jednej osoby: dane osobowe, orzeczenia, zdrowie, wywiad środowiskowy, rodzinę, dokumenty i zgody, program rehabilitacji, oceny, obserwacje, frekwencję i historię zmian. Dane wpisuje się raz i korzystają z nich wszystkie moduły.

Dokumenty, zgody i orzeczenia z datami ważności, system przypomina o terminach
Kolumna „braki dokumentów” wylicza się automatycznie na podstawie listy dokumentów wymaganych
Indywidualny program rehabilitacji wzorem papierowego formularza, z celami w trzech sferach i podziałem na półrocza
Ocena roczna z bankiem pytań placówki, skalą co pół punktu i wykresem postępu
Historia zmian z dwudziestu dwóch obszarów: kto, kiedy i co zmienił
Kartoteka i lista uczestników do wydruku i do arkusza kalkulacyjnego

Rekrutacja

Lista osób oczekujących na przyjęcie jest układana automatycznie zgodnie z regulaminem: najpierw pierwszeństwo, potem data złożenia wniosku. Przy każdym kandydacie widać stan sprawy: czy wniosek został wysłany do powiatowego centrum, czy wróciło zatwierdzenie i czy kandydat został poinformowany o decyzji.

Wniosek do centrum pomocy i pismo do kandydata generowane jako gotowe pisma
Pierwszeństwo z uzasadnieniem wpływa wprost na kolejność listy
Daty korespondencji i poinformowania kandydata zostają jako ślad w systemie
Przyjęcie do warsztatu zamyka rekrutację i otwiera teczkę uczestnika
Raport listy oczekujących do wydruku

Moduł można wyłączyć, jeśli placówka go nie prowadzi.

Pracownie

Karta pracowni pokazuje aktualny skład, prowadzącego, cykl z datami i liczbę wolnych miejsc. Przeniesienie uczestnika do innej pracowni zamyka poprzednie przypisanie datą, więc historia zostaje zachowana i widać ją zarówno na karcie pracowni, jak i na karcie uczestnika.

Karta zajęć warsztatowych: data, czas trwania, rodzaj czynności, uwagi
Wydruk karty zajęć także jako pusty formularz na dany miesiąc
Plan kwartalny w układzie cel, sposoby realizacji, uwagi o efektach
Braki planów kwartalnych zgłasza kafel na pulpicie
Ewidencja wytworów z wykonawcą wybieranym ze składu pracowni i sumami wartości

Frekwencja

Cała pracownia na jednym ekranie: obecność zaznacza się seryjnie, a poprawia tylko wyjątki. Widok miesięczny to siatka uczestników i dni, w której brakujący wpis w dniu roboczym jest oznaczony czerwoną kropką. Powody nieobecności pochodzą ze słownika placówki, więc statystyki liczą się automatycznie.

Poprawka wpisu z przeszłości wymaga podania przyczyny i zostawia osobny ślad
Kalendarz pracy automatycznie wylicza święta na dowolny rok, także ruchome
Dzień wolny z uzasadnieniem daje gotowe pismo do powiatowego centrum pomocy
Nieobecność planowana wpisana raz działa w pracowni, rehabilitacji i na zajęciach
Alert długiej nieobecności wskazuje regulaminową podstawę do rozważenia skreślenia
Miesięczna karta frekwencji do wydruku i do arkusza

Terapia

Każdy specjalista ma swój ekran

Rehabilitant, pielęgniarka, psycholog i instruktor pracują w różny sposób, dlatego każdy z nich ma ekran dopasowany do swoich zadań, a nie jeden wspólny formularz.

Rehabilitacja

Rehabilitant prowadzi jeden dziennik dzienny: lista osób z rozkładu, ptaszek przy obecnych, godziny z listy ograniczonej do czasu pracy placówki i rodzaje zajęć. Ten sam wpis widać potem w przebiegu rehabilitacji na karcie uczestnika, więc nie ma drugiej dokumentacji do uzupełniania.

Plan tygodniowy: kto, w który dzień, u którego prowadzącego
Cykl półroczny rotuje się na kolejne półrocze razem z rodzajami zajęć
Powtarzające się ćwiczenia zaznacza się ptaszkiem zamiast wpisywać od nowa
Gdy w planie jest dwóch rehabilitantów, każdy zamyka tylko swoją część dnia
Wydruk dziennika dnia i miesięczne podsumowanie efektów

Moduł można wyłączyć, jeśli placówka go nie prowadzi.

Medycyna

Ekran pielęgniarki: masa ciała, ciśnienie, tętno i uwagi wpisywane raz w miesiącu. Termin kolejnego badania wylicza się automatycznie od poprzedniego, a lista przypomnień podświetla się kolorem, gdy termin się zbliża albo minął. Nie trzeba prowadzić osobnej listy terminów.

Znacznik „przynosi własne leki” buduje dzienną listę do odhaczenia
Lista leków czyta frekwencję i przy nieobecnym pokazuje to zamiast pola do zaznaczenia
Wyprzedzenie przypomnienia ustawia placówka
Historia badań i podawania leków na karcie uczestnika
Wydruk historii badań jednej osoby i zbiorczy dla zaznaczonych

Moduł można wyłączyć, jeśli placówka go nie prowadzi.

Psycholog

Wpis powstaje w trzech krokach: osoba, rodzaj działania z dużych przycisków, notatka. Data, godziny i autor uzupełniają się automatycznie, a ostatnio wybierani uczestnicy są dostępni jako przyciski. Rzadziej używane pola są schowane, więc zwykły wpis nie wymaga przewijania formularza.

Notatka poufna nie pojawia się na karcie uczestnika, w raportach ani na wydrukach
Korekta zatwierdzonego wpisu tworzy nową wersję, poprzednia zostaje
Terminarz łączy się z frekwencją i oznacza wizyty osób nieobecnych
Cele i zalecenia z adresatem, do kogo są kierowane
Raport miesięczny liczy się z wpisów, bez przepisywania czegokolwiek

Moduł można wyłączyć, jeśli placówka go nie prowadzi.

Zajęcia uzupełniające

Grupa to dzień tygodnia, rodzaj zajęć, prowadzący i skład. Plan tygodniowy pokazuje całą siatkę, a widok „według uczestnika” pozwala wybrać osobę i zobaczyć jej cały tydzień. Braki uzupełnia się jednym kliknięciem.

Zasada jednej grupy dziennie pilnowana przez system, z informacją, kto już tę osobę ma
Ostrzeżenie, gdy godzina powrotu dojazdem koliduje z zajęciami popołudniowymi
Obecność dzienna uwzględnia zastępstwa
Karta zajęć uzupełniających do wydruku, także jako pusty formularz
Cykl półroczny rotuje się razem ze składem grup

Moduł można wyłączyć, jeśli placówka go nie prowadzi.

Trening ekonomiczny

Miesięczne rozliczenie środków uczestnika: stan z poprzedniego miesiąca podpowiada się z salda, a wpływ wylicza się z frekwencji według stawek ustawionych przez placówkę. Wyliczoną kwotę można poprawić ręcznie, jeśli wymaga tego sytuacja.

Limit liczony jako procent minimalnego wynagrodzenia, ustawiany przez placówkę
System ostrzega o przekroczeniu limitu, ale nie blokuje wpisu
Wydatki z celem, dowodem zakupu i kwotą, z sumą pozostałych środków
Skan paragonu dopięty do wydatku, każde otwarcie zostawia ślad w dzienniku
Wydruk „Indywidualne rozliczenie” z miejscem na podpis uczestnika

Trening umiejętności zawodowych

Uczestników biorących udział w treningu zaznacza się na karcie, a cały dziennik prowadzi centralnie jedna wyznaczona osoba, bez wchodzenia w kolejne kartoteki. Wpis ma cztery kolumny znane z papierowego wzoru: data, miejsce, wykonywane czynności i uwagi.

Wpis grupowy dla kilku uczestników, którzy byli razem w jednym miejscu
Nazwę miejsca treningu wpisuje się raz, a potem wybiera z listy
Kolumna „ostatni wpis” pokazuje, komu brakuje uzupełnienia
Dziennik każdego uczestnika do wydruku

Moduł można wyłączyć, jeśli placówka go nie prowadzi.

Organizacja dnia

To, co dzieje się wokół zajęć

Dowozy, wyjścia, urlopy, usterki i druki dla pracowników, czyli sprawy, które zwykle prowadzi się na kartkach, w zeszytach i w telefonie kierownika.

Pulpit

Ekran widoczny po zalogowaniu. Kafle układa się samodzielnie przeciąganiem, dokłada i usuwa, a system zapamiętuje układ osobno dla każdej osoby. Nowy pracownik dostaje układ dopasowany do swojej roli, więc rehabilitant i kierowca od pierwszego dnia widzą informacje potrzebne w ich pracy.

Alerty liczone z danych: kończące się orzeczenia, braki dokumentów, brak programu na bieżący rok, nieusprawiedliwione nieobecności
Kafle operacyjne: frekwencja dziś, dziś na trasie, leki, badania, urodziny uczestników
Wnioski urlopowe do akceptacji i otwarte zgłoszenia w jednym miejscu
Komunikat kierownika wyświetlany wszystkim na górze pulpitu
Osobny pulpit „Moja pracownia” dla instruktora, z listą zaległości do uzupełnienia

Dojazdy

Plan dojazdów układa się na pół roku: kto jedzie samochodem służbowym, w której turze przyjeżdża i wraca, kto ma pierwszeństwo ze względu na stan zdrowia. Liczba pojazdów i tur jest dowolna, bo każdy warsztat wozi uczestników inaczej.

Ekran kierowcy na dziś: pasażerowie w podziale na tury, z licznikiem osób
Kierowca zgłasza nieobecność wprost z trasy, a wpis trafia do frekwencji
Znaczniki pierwszeństwa i finansowania ze środków publicznych przy nazwisku
Kolejny plan powstaje przez rotację bieżącego, poprzednie zostają w archiwum
Plan dojazdów i raport do wydruku

Moduł można wyłączyć, jeśli placówka go nie prowadzi.

Wyjścia

Moduł zastępuje kartki przy wejściu. Wyjście instruktora z uczestnikiem poza placówkę zgłasza się w systemie, również grupowo dla kilku uczestników, a kierownik dostaje o tym powiadomienie. W drugiej zakładce prowadzi się ewidencję służbowych i prywatnych wyjść pracowników.

Cel wyjścia, godzina wyjścia i powrotu, uczestnicy i opiekun
Zgłoszenie grupowe to jedno powiadomienie, nie kilkanaście
Instruktor zgłasza własne wyjścia, kierownik widzi wszystkie
Wyjście pracownika: jeden przycisk na wyjście, drugi na powrót
Wydruk wyjścia z uczestnikiem zastępuje papierowy druk

Moduł można wyłączyć, jeśli placówka go nie prowadzi.

Plan urlopów

Roczny kalendarz całej kadry, w którym każda osoba ma inny kolor. Od razu widać, czy na ten sam tydzień urlopu nie zaplanowało zbyt wiele osób. Wymiar liczy się w dniach roboczych z kalendarza placówki, więc dopisanie dnia wolnego przelicza istniejące plany i pokazuje, komu zmienił się urlop.

Plan urlopu i formalny wniosek to dwa osobne kroki, tak jak w kadrach
Cofnięcie wydanej wcześniej zgody jest osobnym stanem, ślad akceptacji nie ginie
Wniosek urlopowy i karta urlopowa drukują się w układzie papierowych wzorów
Zastępstwo przenosi uczestników i uprawnienia na czas nieobecności
Po dacie końcowej zastępstwo wygasa automatycznie, nic nie trzeba cofać

Moduł można wyłączyć, jeśli placówka go nie prowadzi.

Zgłoszenia

Zgłoszenie pozostaje na liście, dopóki ktoś się nim nie zajmie. Każde ma numer, kategorię, priorytet, osobę odpowiedzialną, komentarze z załącznikami i pełną historię zmian statusu. Pracownik widzi swoje sprawy, kierownik wszystkie.

Statusy od nowego po zrealizowane, odrzucenie zawsze z powodem
Kategorie ze słownika, z osobnym oznaczeniem spraw informatycznych
Zgłoszenie informatyczne można przekazać mailem do zewnętrznej firmy, razem z całym opisem i odnośnikiem
Zdjęcie usterki dopinane wprost do zgłoszenia
Kafle otwartych zgłoszeń na pulpicie kierownika i administratora

Moduł można wyłączyć, jeśli placówka go nie prowadzi.

Dokumenty

Wnioski pracownicze wypełnia się w systemie, a Empatio generuje gotowy dokument do wydruku i podpisu, z imieniem, nazwiskiem, stanowiskiem i datą wstawionymi automatycznie. Obok stoi biblioteka wzorów, do której kierownik wgrywa własne pliki placówki, oraz osobny dział dokumentacji RODO.

Cztery wnioski: czas wolny za nadgodziny, dzień wolny za dodatkowy dzień pracy i dwie prośby o przeniesienie na kolejny okres rozliczeniowy
Wzory dokumentów widoczne dla całego personelu, wgrywane przez kierownika
Rejestr czynności przetwarzania, klauzule i wnioski osób w dziale RODO
Wydruki na wspólnym szablonie z logo i stopką placówki

Moduł można wyłączyć, jeśli placówka go nie prowadzi.

Komunikacja

Informacje, które mają dotrzeć do zespołu

Bieżąca rozmowa i ogłoszenia dla całej placówki w jednym miejscu, zamiast grupy na prywatnym komunikatorze. Kontakt z rodzinami opisano niżej, przy wysyłce wiadomości.

Uczestnik warsztatu na wózku i terapeutka przy laptopie, w tle tablica z hasłami: pomysły, wsparcie, rozwój, samodzielność, razem

Czat

Wewnętrzny komunikator dla zespołu: jeden pokój ogólny dla wszystkich pracowników i rozmowy prywatne między dwiema osobami. Wiadomości pojawiają się na bieżąco, a licznik nieprzeczytanych widać w pasku na każdym ekranie systemu.

Załączniki, emotikony i zdjęcia pracowników przy wiadomościach
Rozmowy prywatne bez podglądu kierownika i administratora
Stare wiadomości są usuwane automatycznie po czasie ustalonym przez placówkę
Działa na telefonie tak samo jak na komputerze

Moduł można wyłączyć, jeśli placówka go nie prowadzi.

Wydarzenia

Ogłoszenia o wydarzeniach, takich jak andrzejki, wycieczka czy spotkanie z rodzicami, z terminem, miejscem, opisem i załącznikiem. Odbiorcami mogą być wszyscy pracownicy, wybrane pracownie albo konkretne osoby. Osoby spoza listy odbiorców nie otworzą wydarzenia, nawet jeśli mają link.

Po zmianie daty, godziny lub miejsca albo po odwołaniu wydarzenia odbiorcy dostają powiadomienie
Kolejna zmiana aktualizuje wcześniejsze powiadomienie zamiast dokładać kopie
Opis pisany w prostym edytorze, z listami i wyróżnieniami
Kafel z najbliższymi wydarzeniami na pulpicie

Moduł można wyłączyć, jeśli placówka go nie prowadzi.

Decyzje i sprawozdania

Dokumenty potrzebne podczas kontroli

Rada Programowa podejmuje rozstrzygnięcia wymagane ustawą, a raporty liczą dane, z których powstaje sprawozdanie roczne dla powiatu.

Rada programowa

Skład Rady jest opisany funkcjami z ustawy, a system sygnalizuje, gdy brakuje którejś z czterech obowiązkowych osób. Posiedzenie ma listę obecności, porządek obrad z ustaleniami przy każdym punkcie i protokół gotowy do wydruku na papierze firmowym placówki.

Statusy posiedzenia od roboczego po zakończone, z listą obecności budowaną automatycznie
Poprawka po zamknięciu posiedzenia wymaga podania przyczyny
Stanowisko Rady to zamknięta lista rozstrzygnięć z ustawy, z obowiązkowym uzasadnieniem
Uchwała o skreśleniu i pismo do powiatowego centrum pomocy gotowe do podpisu
Raport obecności na posiedzeniach i raport decyzji Rady

Raporty

Zestawienia liczą się z danych wprowadzanych przez zespół na bieżąco. Po wybraniu okresu i zakresu wynik pojawia się na ekranie razem z wykresem i można go pobrać jako dokument do wydruku, arkusz kalkulacyjny albo plik do dalszej obróbki. Sprawozdanie roczne dla powiatu też jest gotowym raportem.

Wydruk, arkusz i plik danych dla każdego raportu bez wyjątku
Wykresy widoczne i na ekranie, i na wydruku
Zaznaczenie wierszy na ekranie przenosi się do pobieranego pliku
Zakres danych wynika z uprawnień, nie z wyboru użytkownika
Okresy gotowe: miesiąc, kwartał, rok, ostatnie dwanaście miesięcy albo własny zakres

W tle

Funkcje dostępne niezależnie od modułów

Funkcje wspólne dla całego systemu, w tym wysyłka wiadomości do rodzin i ewidencja sprzętu.

SMS i e-mail do rodzin

Wiadomość do opiekuna wysyła się z karty uczestnika, z „Mojej pracowni” albo zbiorczo do wszystkich rodzin lub do jednej pracowni, z licznikiem odbiorców przed wysłaniem. Odpowiedź rodzica wraca do wątku przy uczestniku i powiadamia pracownika prowadzącego oraz kierownika. E-mail ma prosty edytor tekstu, a SMS podpowiada podpis z nazwą placówki.

Zbiorcza wysyłka tylko do opiekunów, którzy zaznaczyli zgodę na kontakt
Statusy doręczenia odświeżane automatycznie
Każda wiadomość zapisuje się w dzienniku kontaktów z rodziną
Wydruk korespondencji za wybrany okres i osobny raport
SMS-y są wysyłane przez bramkę uruchomioną dla placówki, bez pośredników

Moduł można wyłączyć, jeśli placówka go nie prowadzi.

Ewidencja wyposażenia

Organizacyjna ewidencja sprzętu pracowni z podziałem na pracownie i pozostałe pomieszczenia. Każda pozycja ma kartę z numerem ewidencyjnym, kategorią, stanem technicznym, osobą odpowiedzialną i pełną historią. Do tego etykiety z kodem QR i inwentaryzacja robiona telefonem, opisana niżej krok po kroku.

Numer ewidencyjny z prefiksem zależnym od źródła finansowania
Przekazanie sprzętu między pracowniami z protokołem
Rejestr napraw z kosztem i statusem, wycofanie i likwidacja z protokołem
Faktury, gwarancje i zdjęcia dopinane do karty sprzętu
Zestawienia dla całej placówki, jednej pracowni i osoby odpowiedzialnej

Moduł można wyłączyć, jeśli placówka go nie prowadzi.

Powiadomienia o terminach

System raz na dobę przegląda dokumenty, orzeczenia, zgody, terminy ocen, plan urlopów i terminarz psychologa, a znalezione sprawy zamienia w powiadomienia. Im bliżej terminu, tym wyżej powiadomienie wraca na listę.

Jedno zdarzenie to jedno powiadomienie, kolejne sprawdzenie aktualizuje istniejące
Kanały do wyboru: w systemie, na telefon i e-mailem
Treść wiadomości e-mail redaguje placówka we własnych szablonach
Powiadomienia nieprzeczytane i wymagające działania nie znikają automatycznie

Pomoc w systemie

Przycisk pomocy otwiera instrukcje pasujące do strony, na której akurat jesteście, napisane krok po kroku dla osoby bez doświadczenia z komputerem. Kierownik może je redagować i dopisywać własne zasady obowiązujące w placówce.

Wyszukiwarka po całej pomocy, artykuły pogrupowane tematycznie
Treść edytowana w systemie, bez czekania na aktualizację programu
Widoczność artykułu można ograniczyć do wybranych ról

Kopie zapasowe i bezpieczeństwo

Kopia to jedno archiwum: baza danych razem z dokumentami i zdjęciami. Kopia jest wysyłana szyfrowanym połączeniem na serwer wskazany przez placówkę, a tożsamość serwera jest sprawdzana przed każdą wysyłką. Dziennik operacji zapisuje, kto, kiedy i co zrobił w systemie.

Harmonogram, historia przebiegów i odtworzenie danych z kopii
Dwieście szesnaście uprawnień z polskimi nazwami, składanych w role placówki
Dziennik operacji opisany po polsku, ze starą i nową wartością
Ekran informacji z obciążeniem serwera i terminem ważności certyfikatu

SMS do rodzin

Odpowiedź rodzica wraca do systemu, a nie na prywatny telefon terapeuty

Wiadomość do opiekuna wysyła się z karty uczestnika albo do wszystkich rodzin naraz. Gdy rodzic odpisze, jego odpowiedź trafia do Empatio, do wątku przy właściwym uczestniku, a powiadomienie dostają osoby, które powinny o niej wiedzieć.

Wysłanie wiadomości

Z zakładki „Kontakt z rodziną” na karcie uczestnika, z „Mojej pracowni” albo zbiorczo do wszystkich rodzin lub jednej pracowni. Do treści podpowiada się podpis pracownika i nazwa placówki.

Rodzic odpisuje zwykłym SMS-em

Nie musi niczego instalować ani nigdzie się logować. Odpowiada na numer, z którego dostał wiadomość.

System rozpoznaje, czyja to odpowiedź

Numer został zapisany przy wysyłce, więc wiadomość trafia do wątku właściwego uczestnika. SMS z nieznanego numeru nie jest przypisywany do żadnego uczestnika.

Powiadomienie dostają dwie osoby

Do pracownika prowadzącego tego uczestnika i do kierownika placówki. Kliknięcie w powiadomienie otwiera wątek rozmowy.

Cała korespondencja zostaje przy uczestniku: kto wysłał, kiedy, do kogo, z jakim skutkiem doręczenia i co odpisano. Wysyłka zbiorcza idzie wyłącznie do opiekunów, którzy zaznaczyli zgodę na kontakt. Wiadomości ustawiają się w kolejce i wychodzą partiami, więc wysyłka do stu rodzin nie blokuje pracy. Do tego wydruk korespondencji z wybranego okresu i osobny raport.

Inwentaryzacja

Spis z natury za pomocą telefonu

Każda pozycja wyposażenia ma etykietę z kodem QR. Inwentaryzacja polega na przejściu po pomieszczeniach z telefonem. Nie trzeba drukować list ani przepisywać wyników do arkusza.

Wydruk etykiet

Naklejka 50 na 30 milimetrów z kodem QR, numerem ewidencyjnym i nazwą sprzętu. Etykiety można wydrukować pojedynczo, dla zaznaczonych pozycji, na przykład całej pracowni, albo dla całej placówki naraz.

Rozpoczęcie inwentaryzacji

Zakresem może być cała placówka albo jedna pracownia. Ekran pokazuje trzy liczby: potwierdzone, do wyjaśnienia i jeszcze niesprawdzone.

Skanowanie kodów

Telefon otwiera ekran z trzema dużymi przyciskami: potwierdzam, inne pomieszczenie, uszkodzony. Pozycja znika z listy niesprawdzonych, a system zapisuje, kto i o której ją sprawdził.

Zatwierdzenie i protokół

Na koniec uzupełnia się pozycje, których nie dało się zeskanować, zamyka spis i drukuje protokół z wynikami.

Zeskanowanie kodu przez osobę niezalogowaną pokazuje tylko dane identyfikacyjne sprzętu, bez cen, dokumentów i historii, i niczego nie zapisuje. Numer ewidencyjny na etykiecie nigdy się nie zmienia, więc przeniesienie sprzętu do innego pomieszczenia nie wymaga przeklejania naklejki. Poprzednie spisy zostają w historii z datą i osobą sprawdzającą.

Pytania i odpowiedzi

Pytania o zakres systemu

Czy trzeba używać wszystkich modułów?

Nie. Administrator wyłącza te, których placówka nie prowadzi, a wyłączony moduł znika z menu, z pulpitu, z listy raportów i z karty uczestnika. Cena się przez to nie zmienia, więc moduł można włączyć później, kiedy okaże się potrzebny.

Czy kolejne moduły są dodatkowo płatne?

Nie. Wszystkie moduły są w cenie licencji, a cena zależy tylko od liczby uczestników. Szczegóły zawiera cennik.

Gdzie działa system i gdzie są dane?

Na komputerze w placówce, dostarczanym w cenie licencji, albo na dedykowanym serwerze utrzymywanym przez producenta w centrum danych w Polsce. W obu przypadkach dane zostają w Polsce, a placówka pozostaje ich administratorem. Więcej informacji w dziale Dane.

Czy każdy pracownik widzi wszystko?

Nie. Uprawnienia składa się w grupy odpowiadające stanowiskom, a zakres danych sprawdzany jest po stronie serwera przy każdym otwarciu ekranu. Instruktor widzi swoich podopiecznych, a notatka poufna psychologa nie pojawia się na karcie, w raportach ani na wydrukach.

Czy da się przenieść dane z arkuszy?

Tak, przeniesienie uczestników, pracowników i historii frekwencji wchodzi w skład wdrożenia. Uporządkowany arkusz skraca tę pracę, ale przeniesienie jest możliwe także przy mniej uporządkowanych danych.

Czy system działa na telefonie?

Tak. Wszystkie ekrany działają na telefonie, a inwentaryzacja wyposażenia jest wprost pod niego zaprojektowana. Wystarczy zeskanować kod QR i potwierdzić jednym dużym przyciskiem.

Prezentacja modułów

Bezpłatna prezentacja trwa około pół godziny i rozpoczyna się od rozmowy o obecnym sposobie prowadzenia dokumentacji w placówce.

Umów prezentację Zobacz ekrany