Ocena realizacji IPR w WTZ - jak ją prowadzić?

Samo przygotowanie Indywidualnego Programu Rehabilitacji nie kończy obowiązków Warsztatu Terapii Zajęciowej. IPR powinien być regularnie oceniany, a przepisy określają, kto dokonuje oceny oraz jak często należy ją przeprowadzać.

Dla kierownika WTZ szczególnie ważne jest rozróżnienie trzech pojęć, które bywają ze sobą mieszane: okresowej oceny realizacji IPR, oceny indywidualnych efektów rehabilitacji oraz kompleksowej oceny realizacji IPR. To nie są te same obowiązki i dotyczą ich różne terminy.

Przepisy nie określają jednego obowiązującego w całej Polsce formularza oceny IPR. Warsztat może wypracować własny sposób dokumentowania, pod warunkiem że pozwala on spełnić wymagania ustawy i rozporządzenia.

Ten tekst jest częścią serii o dokumentacji warsztatu. Wcześniejsze artykuły opisują, co powinna zawierać dokumentacja uczestnika WTZ i jak przygotować Indywidualny Program Rehabilitacji.

Dlaczego ocena IPR jest obowiązkowa?

Indywidualny Program Rehabilitacji nie jest dokumentem przygotowywanym wyłącznie na potrzeby teczki uczestnika. Ustawa wskazuje, że terapia w WTZ jest realizowana na podstawie indywidualnego programu rehabilitacji. Program określa między innymi formy i zakres rehabilitacji, metody nauki poszczególnych umiejętności, planowane efekty oraz osoby odpowiedzialne za realizację.

Skoro w IPR określane są planowane efekty rehabilitacji, konieczna jest również późniejsza ocena tego, co udało się osiągnąć. Obowiązek ten został określony wprost w § 14 rozporządzenia: rada programowa ma dokonywać okresowej oceny realizacji programu oraz oceniać indywidualne efekty rehabilitacji uczestnika.

W praktyce ocena nie powinna sprowadzać się do stwierdzenia „IPR zrealizowano”. Dobrze, jeśli pozwala ustalić, jakie były zakładane cele, jakie efekty rzeczywiście osiągnięto i co dalej. To praktyczna wskazówka, a nie wzór oceny narzucony przez przepisy.

Kto dokonuje oceny realizacji IPR?

Za ocenę odpowiada rada programowa WTZ. Zgodnie z art. 10a ust. 4 ustawy w jej skład wchodzą kierownik warsztatu, specjaliści do spraw rehabilitacji lub rewalidacji, instruktorzy terapii zajęciowej, psycholog, a w miarę potrzeb również doradca zawodowy lub instruktor zawodu.

To istotne z punktu widzenia organizacji pracy. Ocena IPR nie jest formalnie zadaniem wyłącznie instruktora prowadzącego danego uczestnika. Instruktor, psycholog czy inni pracownicy mogą przygotowywać informacje potrzebne do oceny, ale przepisy powierzają jej dokonanie radzie programowej.

Trzy rodzaje ocen związanych z IPR

To najważniejsza część całego zagadnienia. Przepisy przewidują kilka różnych terminów oceny i nie należy sprowadzać ich do jednego określenia „ocena IPR".

Okresowa ocena realizacji IPR - co najmniej raz w roku

§ 14 ust. 2 rozporządzenia stanowi, że rada programowa co najmniej raz w roku dokonuje okresowej oceny realizacji indywidualnego programu rehabilitacji. Jest to więc ocena dotycząca realizacji konkretnego programu.

Przepisy nie wskazują dokładnego miesiąca, w którym należy ją przeprowadzić, ani nie określają jednolitego urzędowego formularza takiej oceny.

Półroczna ocena IPR - ocena efektów rehabilitacji

Drugim obowiązkiem jest ocena indywidualnych efektów rehabilitacji. Zgodnie z § 14 ust. 2 rozporządzenia rada programowa przeprowadza ją nie rzadziej niż raz na pół roku.

Co szczególnie ważne - odbywa się ona przy udziale uczestnika warsztatu. Przepisy wprost wymagają jego obecności właśnie przy tej ocenie. Nie wystarczy więc wewnętrzne omówienie postępów przez pracowników.

Co oznacza „nie rzadziej niż raz na pół roku"?

Kierownik powinien pilnować, aby pomiędzy kolejnymi ocenami efektów rehabilitacji nie powstawały okresy dłuższe niż pół roku. Nie należy utożsamiać tego obowiązku z okresową oceną realizacji IPR wykonywaną co najmniej raz w roku - rozporządzenie wymienia oba obowiązki oddzielnie.

Dlatego przy kilkudziesięciu uczestnikach ręczne pilnowanie terminów staje się kłopotliwe. Empatio przechowuje daty ostatnich ocen i wskazuje uczestników, dla których zbliża się termin kolejnej.

Jak prowadzić półroczną ocenę efektów?

Przepisy nie określają jednego formularza ani skali ocen. Nie ma ustawowej skali typu „osiągnięto / częściowo osiągnięto / nie osiągnięto" - WTZ może zastosować własną metodę dokumentowania efektów.

Czy uczestnik musi podpisać ocenę?

Przepis dotyczący półrocznej oceny wymaga udziału uczestnika warsztatu, ale w § 14 rozporządzenia nie wskazano obowiązku złożenia przez niego podpisu pod formularzem oceny.

Warsztat może stosować podpis w ramach własnej organizacji dokumentacji, jednak nie należy przedstawiać go jako obowiązku wynikającego z § 14, jeżeli przepis takiego wymagania nie zawiera. Najważniejsze jest, aby dokumentacja pozwalała wykazać, że wymagana ocena została wykonana przy udziale uczestnika.

Kompleksowa ocena IPR

Trzecim rodzajem oceny jest kompleksowa ocena realizacji indywidualnego programu rehabilitacji. Zgodnie z art. 10a ust. 5 ustawy rada programowa dokonuje jej nie rzadziej niż co 3 lata.

Nie jest to zwykła okresowa ocena programu. Kompleksowa ocena ma określony prawem zakres i prowadzi do zajęcia przez radę programową stanowiska dotyczącego dalszej rehabilitacji uczestnika.

Pierwsza kompleksowa ocena - między 3. a 6. miesiącem

Obecne przepisy zawierają dodatkowy termin, szczególnie ważny przy nowych uczestnikach.

Art. 10a ust. 6 ustawy: rada programowa dokonuje pierwszej kompleksowej oceny realizacji IPR nie wcześniej niż przed upływem 3 miesięcy i nie później niż po upływie 6 miesięcy od rozpoczęcia terapii w warsztacie.

Dla nowego uczestnika trzeba więc pilnować osobnego terminu, a dopiero potem obowiązuje cykl trzyletni. To kolejna data, którą warto mieć zapisaną bezpośrednio w kartotece uczestnika, zamiast sprawdzać ją ręcznie w dokumentacji papierowej.

Co musi obejmować kompleksowa ocena?

W przeciwieństwie do zwykłej oceny okresowej rozporządzenie dokładnie określa jej podstawowe obszary. Zgodnie z § 14 ust. 3 należy ocenić:

1. stopień zdolności do samodzielnego wykonywania czynności życia codziennego;
2. umiejętności interpersonalne, w tym komunikowanie się oraz współpracę w grupie;
3. stopień opanowania umiejętności niezbędnych do podjęcia zatrudnienia, z uwzględnieniem sprawności psychofizycznej, stopnia dojrzałości społecznej i zawodowej oraz sfery emocjonalno-motywacyjnej.

Jeżeli WTZ tworzy własny formularz kompleksowej oceny, powinien on pozwalać odnieść się do wszystkich powyższych obszarów.

Do czego prowadzi kompleksowa ocena?

Kompleksowa ocena nie kończy się na opisaniu poziomu funkcjonowania uczestnika. Art. 10a ust. 5 ustawy zobowiązuje radę programową do zajęcia stanowiska w sprawie osiągniętych postępów w rehabilitacji. Stanowisko może uzasadniać:

• podjęcie zatrudnienia i kontynuowanie rehabilitacji zawodowej w warunkach pracy chronionej lub na przystosowanym stanowisku pracy;
• potrzebę skierowania uczestnika do ośrodka wsparcia z powodu braku postępów i złych rokowań dotyczących możliwości osiągnięcia postępów prowadzących do zatrudnienia;
• przedłużenie uczestnictwa w terapii z powodów określonych w ustawie.

W przypadku przedłużenia uczestnictwa ustawa wymienia między innymi pozytywne rokowania dotyczące dalszych postępów, okresowy brak możliwości podjęcia zatrudnienia oraz okresowy brak możliwości skierowania uczestnika do odpowiedniego ośrodka wsparcia.

Jak oceniać IPR w WTZ - układ formularza

Przepisy określają częstotliwość ocen i - w przypadku oceny kompleksowej - podstawowy zakres. Nie ustanawiają jednak jednego formularza okresowej oceny IPR. WTZ może więc stworzyć prostą strukturę dopasowaną do swojej organizacji.

To propozycja praktyczna, a nie urzędowy wzór wynikający z ustawy lub rozporządzenia.

Ocena ma odnosić się do IPR, a nie być dokumentem „obok"

Jednym z praktycznych problemów dokumentacji papierowej jest powstawanie dokumentów, które nie są ze sobą dobrze powiązane. W IPR zapisany jest jeden cel, w półrocznej ocenie pojawia się inny opis, a rok później trudno ustalić, czego dokładnie dotyczyła wcześniejsza ocena.

Najczytelniej jest zachować ciąg: IPR, planowany efekt, realizowane działania, ocena efektu i wniosek do dalszej pracy.

Program do dokumentacji ułatwia to zadanie. W Empatio ocena jest powiązana z konkretnym programem i uczestnikiem, a wcześniejsze programy i oceny zostają w jego historii.

Czy oceny IPR mogą być sprawdzane podczas kontroli?

Tak. Dokumentacja związana z IPR należy do obszarów objętych kontrolą warsztatu. Rozporządzenie wskazuje, że kontroli podlega między innymi prawidłowość dokumentacji dotyczącej uczestników, dokumentacja działalności merytorycznej WTZ wraz z działalnością rady programowej oraz prawidłowość realizacji indywidualnych programów rehabilitacji.

Pracownik centrum pomocy może podczas kontroli żądać okazania dokumentów związanych z działalnością warsztatu, jeżeli są niezbędne do jej przeprowadzenia. Sama ustawa wskazuje również, że powiatowe centra pomocy rodzinie przeprowadzają kontrolę warsztatów co najmniej raz w roku.

Kierownik powinien więc móc sprawnie pokazać zarówno aktualny IPR, jak i historię jego realizacji oraz wymaganych ocen.

Oceny mają znaczenie także przy sprawozdaniu rocznym

Zgodnie z § 21 rozporządzenia jednostka prowadząca warsztat przekazuje powiatowi roczne sprawozdanie do 1 marca następnego roku. Sprawozdanie zawiera między innymi informacje o liczbie uczestników, którzy poczynili postępy w zakresie zaradności osobistej i samodzielności, rehabilitacji społecznej i rehabilitacji zawodowej, wraz z opisem tych postępów.

Należy w nim również zawrzeć informację o decyzjach podjętych przez radę programową wobec uczestników, dla których dokonano oceny realizacji indywidualnego programu rehabilitacji.

Systematycznie prowadzona dokumentacja ocen bardzo ułatwia więc późniejsze przygotowanie sprawozdania. Nie trzeba odtwarzać informacji za cały rok z pamięci pracowników czy pojedynczych notatek.

Najczęstsze błędy organizacyjne

Przepisy nie tworzą listy „błędów w ocenie IPR", ale z punktu widzenia prawidłowej organizacji dokumentacji warto uważać na pięć sytuacji:

1. traktowanie półrocznej oceny efektów i rocznej oceny realizacji IPR jako tego samego obowiązku, bez rozróżnienia, czego faktycznie dokonano;
2. brak powiązania oceny z celami i planowanymi efektami zapisanymi wcześniej w IPR;
3. brak udziału uczestnika w półrocznej ocenie efektów, mimo że wskazano go wprost w § 14 ust. 2 rozporządzenia;
4. przeoczenie pierwszej kompleksowej oceny nowego uczestnika między 3. a 6. miesiącem od rozpoczęcia terapii;
5. prowadzenie kolejnych ocen bez czytelnej historii wcześniejszych wyników - to akurat kwestia dobrej organizacji pracy, a nie osobny wymóg ustawowy.

Ocena realizacji IPR - zestawienie terminów

Termin	Co należy zrobić	Podstawa
Nie rzadziej niż raz na pół roku	ocena indywidualnych efektów rehabilitacji, przy udziale uczestnika	§ 14 ust. 2
Co najmniej raz w roku	okresowa ocena realizacji IPR	§ 14 ust. 2
Między 3. a 6. miesiącem od rozpoczęcia terapii	pierwsza kompleksowa ocena realizacji IPR	art. 10a ust. 6
Nie rzadziej niż co 3 lata	kolejne kompleksowe oceny realizacji IPR	art. 10a ust. 5
Corocznie	opracowanie nowego IPR dla każdego uczestnika	§ 14 ust. 1

Warto traktować te terminy jako odrębne obowiązki i odpowiednio je dokumentować.

Podsumowanie

Dobra ocena realizacji IPR powinna przede wszystkim pozwalać odpowiedzieć na proste pytanie: co zaplanowano dla uczestnika, co rzeczywiście udało się osiągnąć i jakie są dalsze kroki?

Prawo określa odpowiedzialność rady programowej, częstotliwość ocen oraz szczegółowy zakres oceny kompleksowej. Nie narzuca natomiast jednego formularza oceny okresowej ani półrocznej. Daje to warsztatowi możliwość stworzenia dokumentacji prostej i dopasowanej do codziennej pracy.

Najważniejsze jest zachowanie wymaganych terminów, powiązanie oceny z rzeczywistą realizacją programu oraz udokumentowanie procesu tak, aby dało się łatwo prześledzić postępy uczestnika.

IPR, kolejne oceny i przypomnienia o terminach w jednym miejscu można zobaczyć podczas prezentacji. Prezentacja systemu jest bezpłatna i trwa około pół godziny.